Historia del Archivo Histórico de la Municipalidad de Lima
En 1549 el Cabildo dispuso que los documentos producidos hasta aquel entonces fueran guardados en un arca bajo tres llaves, determinándose a su vez la compra de libros en blanco para asentar cédulas, provisiones y títulos de escritura. Para abrir el arca que contenía dicha documentación debían estar presentes el alcalde, un regidor y el escribano, puesto que cada uno era poseedor y responsable de una de aquellas llaves. Basta decir para explicar tales precauciones que uno de los documentos custodiados era el Acta de Fundación de Lima.
En cuanto a su ordenamiento, se tiene constancia de que el primero que se realizó tuvo lugar en 1633, y contó con la participación del mayordomo del Cabildo, Antonio Román de Herrera y Maldonado, quien elaboró por su parte el Libro III de Cédulas y Provisiones, adicionando breves notas-. Sabemos asimismo que las disposiciones para el cuidado y protección de la documentación oficial fueron diversas, así lo demuestran el Libro II (titulo primero) y el Libro IV (título noveno) de la Recopilación de Leyes de Indias, en los que figuran ordenanzas respecto al resguardo de la documentación oficial. Posteriormente, en 1705 se dictaminó crear un inventario de los documentos reales, designándose una persona encargada de su custodia.
No será hasta 1713 que se ejecutarán disposiciones referentes a la recopilación y empastado de cédulas reales, provisiones y otros documentos de relevancia, a cargo del regidor Francisco Álvarez Gato; trabajo que fuera presentado ante el Cabildo de Lima ese mismo año. El empastado en cuero repujado constituye por sí mismo un valor añadido de la documentación histórica que protege, sin contar su indiscutible calidad artística.
Los índices generales de los libros de Cabildo y de Reales Cédulas y Provisiones aparecerían más adelante, en 1781, bajo el mandato del alcalde de Lima, Fernando de Rojas. Pero conforme fueron pasando los años, los índices dejaron de prestar ayuda suficiente en materia de organización, estaba visto que tarde o temprano sería forzosa, debido al aumento de documentos, una reubicación del Archivo, acción que se llevó a cabo en 1788.
En lo tocante al rol de los funcionarios, en un principio el archivero se restringía a custodiar la documentación; en 1803, no obstante, se presentó una información remitida al Virrey a fin de que el archivero pudiera ejercer también las funciones de escribano teniente del Cabildo.
Llegados al año de la Independencia, asistimos a una nueva organización, a cargo del regidor Juan de Echevarría, que procedió junto con el secretario Manuel Muelle a dar cuenta al ayuntamiento de su labor. Años más tarde -antes de que las Intendencias de Policía asumieran las funciones municipales- se expidió una ordenanza disponiendo que se formaran inventarios, esta vez ya no únicamente de los archivos, sino también de los muebles y otras pertenencias municipales, con el objeto de salvaguardarlos de posibles extravíos. La ordenanza lleva la fecha de 18 de noviembre de 1839.
Posteriormente, volviendo a las competencias de los funcionarios, por Acuerdo de Sesión del 10 de junio de 1857, se determinó que los síndicos, en compañía del secretario, procedieran a recibir bajo inventario el antiguo Archivo Municipal. Ese mismo año, en sesión de 21 de Agosto, se aprobó la creación de una plaza de archivero, que además de sus labores habituales debía servir en la mesa de partes y realizar otros encargos que le confiara la Secretaría Municipal. (La remuneración del síndico era equivalente a la del cargo de oficial de secretaría). Más adelante, en 1868, el archivero pasó a contar con el apoyo de un auxiliar, al hacerse efectivo el nombramiento de un amanuense.
En 1879, iniciado el conflicto del Pacífico, se elaboró un nuevo inventario de muebles y documentos. Dos años después, en 1881, ante el inminente arribo a la capital de las huestes chilenas, el general César Canevaro -posteriormente burgomaestre de la ciudad- procedió a trasladar a las afueras de Lima los libros de Cabildo y de Cédulas y Provisiones Reales, entre otros documentos valiosos; medida gracias a la cual lograron salvarse de una pérdida segura.
En las postrimerías del siglo XIX y principios del siglo XX, la preocupación por el Archivo se centró en el rescate y difusión de los libros de Cabildo y de Cédulas y Provisiones. El trabajo inicial de trascripción paleográfica se emprendió en 1887 y estuvo a cargo de Enrique Torres Saldamando, quien trabajó el Libro I de Cabildos. Como publicación dicho empeño vio la luz en París en 1888.
En 1934, en medio de los preparativos por la celebración del IV Centenario de la Fundación de Lima, Bertram T. Lee transcribe los nueve primeros libros de Cabildo. Le sucedió en el trabajo Juan Bromley, quien concluyó en 1961 la trascripción de los libros restantes, es decir, del Tomo X al Tomo XXIII, correspondientes a los años 1583-1637. Al año siguiente, como parte de los eventos de la conmemoración, y con el auspicio del gobierno de Venezuela, se fundó la Biblioteca Municipal. Como documentos valiosos se destacaron la colección de libros de Cabildo y los libros de Cédulas y Provisiones, lo que demuestra que hasta entonces no existía una clara distinción entre Archivo y Biblioteca.
Volvió a llevarse a cabo un proceso de organización entre los años 1956 y 1962, bajo la tutela de Luis Málaga, director de la Biblioteca y el Archivo Histórico de la Municipalidad de Lima.
(En adelante AHML). En 1958 se pasó a juntar, organizar, conservar y servir la documentación municipal, comenzando por los escritos más recientes de la etapa republicana. Para la elaboración del índice respectivo se efectuó un inventario preliminar. La distinción entre el archivo colonial y el republicano es sin duda un dato significativo. Por otra parte, se empastaron documentos importantes y se eliminaron aquellos carentes de valor histórico o archivístico.
Se dio un paso más en cuanto a la protección de documentos cuando en 1961, la UNESCO se encargó de microfilmar los libros de Cabildo y los libros de Cédulas y Provisiones. El plan de la entidad internacional hizo lo mismo en otros archivos históricos del país. Una copia fílmica de este trabajo se encuentra depositada en una caja de seguridad del Banco Continental de Lima, otra se halla en el Instituto Panamericano de Geografía e Historia de México.
En octubre de 1961, Luis Málaga fue invitado a participar en calidad de representante del AHML a la I Reunión Interamericana de Archivos, en Washington, obteniendo una copia microfílmica de la correspondencia diplomática y consular entre Estados Unidos y Perú durante el siglo XIX hasta 1912, así como de las llamadas “Squadron Letters” (correspondencia de guerra) relativas a los años que van entre 1879 y 1883.
En 1962, siendo alcalde Héctor García Ribeyro, se publicó la Ordenanza Reglamentaria de Biblioteca, Archivo y Publicaciones, en la que se creó el Archivo General, órgano encargado de custodiar documentación del Concejo. El artículo 32º señala que el Archivo General administraría el Archivo Histórico bajo las órdenes del Director de Archivo y Biblioteca.
El actual local del AHML fue inaugurado el 6 de marzo de 1963. Entre las obras acordadas para el buen funcionamiento de este nuevo recinto, destacan la sustitución de las estanterías de madera por otras de metal y la construcción de una bóveda dotada de equipos que garantizan la conservación de la documentación más antigua. Una placa recordatoria del evento adornaría la entrada al lugar.
En 1971, al conmemorarse el sesquicentenario de la Independencia Nacional, se dictaminó la trascripción de los libros de Cabildo correspondientes a los años 1756-1805. Este trabajo fue realizado entre los años 1975 y 1979 por Ada Arrieta y César Gutiérrez, que transcribieron los libros que van del N.º XXXVI al XLI. Anteriormente, Juan Bromley transcribió cuatro tomos de los libros N.º XXIV al XXVII, que aún no han sido publicados. Todos estos trabajos se guardan en la bóveda del AHML.
En cuanto a su ordenamiento, se tiene constancia de que el primero que se realizó tuvo lugar en 1633, y contó con la participación del mayordomo del Cabildo, Antonio Román de Herrera y Maldonado, quien elaboró por su parte el Libro III de Cédulas y Provisiones, adicionando breves notas-. Sabemos asimismo que las disposiciones para el cuidado y protección de la documentación oficial fueron diversas, así lo demuestran el Libro II (titulo primero) y el Libro IV (título noveno) de la Recopilación de Leyes de Indias, en los que figuran ordenanzas respecto al resguardo de la documentación oficial. Posteriormente, en 1705 se dictaminó crear un inventario de los documentos reales, designándose una persona encargada de su custodia.
No será hasta 1713 que se ejecutarán disposiciones referentes a la recopilación y empastado de cédulas reales, provisiones y otros documentos de relevancia, a cargo del regidor Francisco Álvarez Gato; trabajo que fuera presentado ante el Cabildo de Lima ese mismo año. El empastado en cuero repujado constituye por sí mismo un valor añadido de la documentación histórica que protege, sin contar su indiscutible calidad artística.
Los índices generales de los libros de Cabildo y de Reales Cédulas y Provisiones aparecerían más adelante, en 1781, bajo el mandato del alcalde de Lima, Fernando de Rojas. Pero conforme fueron pasando los años, los índices dejaron de prestar ayuda suficiente en materia de organización, estaba visto que tarde o temprano sería forzosa, debido al aumento de documentos, una reubicación del Archivo, acción que se llevó a cabo en 1788.
En lo tocante al rol de los funcionarios, en un principio el archivero se restringía a custodiar la documentación; en 1803, no obstante, se presentó una información remitida al Virrey a fin de que el archivero pudiera ejercer también las funciones de escribano teniente del Cabildo.
Llegados al año de la Independencia, asistimos a una nueva organización, a cargo del regidor Juan de Echevarría, que procedió junto con el secretario Manuel Muelle a dar cuenta al ayuntamiento de su labor. Años más tarde -antes de que las Intendencias de Policía asumieran las funciones municipales- se expidió una ordenanza disponiendo que se formaran inventarios, esta vez ya no únicamente de los archivos, sino también de los muebles y otras pertenencias municipales, con el objeto de salvaguardarlos de posibles extravíos. La ordenanza lleva la fecha de 18 de noviembre de 1839.
Posteriormente, volviendo a las competencias de los funcionarios, por Acuerdo de Sesión del 10 de junio de 1857, se determinó que los síndicos, en compañía del secretario, procedieran a recibir bajo inventario el antiguo Archivo Municipal. Ese mismo año, en sesión de 21 de Agosto, se aprobó la creación de una plaza de archivero, que además de sus labores habituales debía servir en la mesa de partes y realizar otros encargos que le confiara la Secretaría Municipal. (La remuneración del síndico era equivalente a la del cargo de oficial de secretaría). Más adelante, en 1868, el archivero pasó a contar con el apoyo de un auxiliar, al hacerse efectivo el nombramiento de un amanuense.
En 1879, iniciado el conflicto del Pacífico, se elaboró un nuevo inventario de muebles y documentos. Dos años después, en 1881, ante el inminente arribo a la capital de las huestes chilenas, el general César Canevaro -posteriormente burgomaestre de la ciudad- procedió a trasladar a las afueras de Lima los libros de Cabildo y de Cédulas y Provisiones Reales, entre otros documentos valiosos; medida gracias a la cual lograron salvarse de una pérdida segura.
En las postrimerías del siglo XIX y principios del siglo XX, la preocupación por el Archivo se centró en el rescate y difusión de los libros de Cabildo y de Cédulas y Provisiones. El trabajo inicial de trascripción paleográfica se emprendió en 1887 y estuvo a cargo de Enrique Torres Saldamando, quien trabajó el Libro I de Cabildos. Como publicación dicho empeño vio la luz en París en 1888.
En 1934, en medio de los preparativos por la celebración del IV Centenario de la Fundación de Lima, Bertram T. Lee transcribe los nueve primeros libros de Cabildo. Le sucedió en el trabajo Juan Bromley, quien concluyó en 1961 la trascripción de los libros restantes, es decir, del Tomo X al Tomo XXIII, correspondientes a los años 1583-1637. Al año siguiente, como parte de los eventos de la conmemoración, y con el auspicio del gobierno de Venezuela, se fundó la Biblioteca Municipal. Como documentos valiosos se destacaron la colección de libros de Cabildo y los libros de Cédulas y Provisiones, lo que demuestra que hasta entonces no existía una clara distinción entre Archivo y Biblioteca.
Volvió a llevarse a cabo un proceso de organización entre los años 1956 y 1962, bajo la tutela de Luis Málaga, director de la Biblioteca y el Archivo Histórico de la Municipalidad de Lima.
(En adelante AHML). En 1958 se pasó a juntar, organizar, conservar y servir la documentación municipal, comenzando por los escritos más recientes de la etapa republicana. Para la elaboración del índice respectivo se efectuó un inventario preliminar. La distinción entre el archivo colonial y el republicano es sin duda un dato significativo. Por otra parte, se empastaron documentos importantes y se eliminaron aquellos carentes de valor histórico o archivístico.
Se dio un paso más en cuanto a la protección de documentos cuando en 1961, la UNESCO se encargó de microfilmar los libros de Cabildo y los libros de Cédulas y Provisiones. El plan de la entidad internacional hizo lo mismo en otros archivos históricos del país. Una copia fílmica de este trabajo se encuentra depositada en una caja de seguridad del Banco Continental de Lima, otra se halla en el Instituto Panamericano de Geografía e Historia de México.
En octubre de 1961, Luis Málaga fue invitado a participar en calidad de representante del AHML a la I Reunión Interamericana de Archivos, en Washington, obteniendo una copia microfílmica de la correspondencia diplomática y consular entre Estados Unidos y Perú durante el siglo XIX hasta 1912, así como de las llamadas “Squadron Letters” (correspondencia de guerra) relativas a los años que van entre 1879 y 1883.
En 1962, siendo alcalde Héctor García Ribeyro, se publicó la Ordenanza Reglamentaria de Biblioteca, Archivo y Publicaciones, en la que se creó el Archivo General, órgano encargado de custodiar documentación del Concejo. El artículo 32º señala que el Archivo General administraría el Archivo Histórico bajo las órdenes del Director de Archivo y Biblioteca.
El actual local del AHML fue inaugurado el 6 de marzo de 1963. Entre las obras acordadas para el buen funcionamiento de este nuevo recinto, destacan la sustitución de las estanterías de madera por otras de metal y la construcción de una bóveda dotada de equipos que garantizan la conservación de la documentación más antigua. Una placa recordatoria del evento adornaría la entrada al lugar.
En 1971, al conmemorarse el sesquicentenario de la Independencia Nacional, se dictaminó la trascripción de los libros de Cabildo correspondientes a los años 1756-1805. Este trabajo fue realizado entre los años 1975 y 1979 por Ada Arrieta y César Gutiérrez, que transcribieron los libros que van del N.º XXXVI al XLI. Anteriormente, Juan Bromley transcribió cuatro tomos de los libros N.º XXIV al XXVII, que aún no han sido publicados. Todos estos trabajos se guardan en la bóveda del AHML.
En 1981 se restauró el Libro XLV de Cabildo, que contiene el Acta de la Declaración de Independencia firmada el 15 de Julio de 1821. La restauración estuvo a cargo del especialista Plácido Bortalaso y tuvo lugar en el Instituto de Restauración del Vaticano.
En años posteriores, el historiador Luis Eduardo Wuffarden continuó con el trabajo de organización documental y realización de fichas catalográficas.
Un proceso de organización y catalogación de la documentación administrativa concerniente a los años 1638-1857 tuvo lugar en 1994. Las secciones que se trabajaron fueron Cabildo y Junta Municipal (Administración: 1638-1840); Cabildo (Correspondencia: 1785-1821) y Junta Municipal (1821-1857). Este catálogo no ha sido publicado aún, actualmente se viene corrigiendo y verificando para una próxima publicación. En 1999, por medio del Programa de Implementación de Bibliotecas y Archivos, la Universidad de Harvard contribuyó en la compra de equipos destinados al buen manejo del Archivo.
Vemos pues que el Archivo Histórico y la Biblioteca Municipal han estado permanentemente vinculados. En la actualidad están bajo la competencia de la División de Bibliotecas y Archivo Histórico, entidad que a su vez atañe a la Dirección Municipal de Educación y Cultura de Lima (DMEC).
En cuanto a la forma de clasificación, hemos creído conveniente guiarnos por criterios orgánico funcionales para cada uno de los fondos. Para lo cual hemos consultado diversas fuentes, fundamentalmente la legislación; cotejando este trabajo con la documentación existente en el AHML. Por otro lado, hemos tratado de ceñirnos a las normas internacionales de descripción, siguiendo los planteamientos básicos de la Norma ISAD (G) .
En años posteriores, el historiador Luis Eduardo Wuffarden continuó con el trabajo de organización documental y realización de fichas catalográficas.
Un proceso de organización y catalogación de la documentación administrativa concerniente a los años 1638-1857 tuvo lugar en 1994. Las secciones que se trabajaron fueron Cabildo y Junta Municipal (Administración: 1638-1840); Cabildo (Correspondencia: 1785-1821) y Junta Municipal (1821-1857). Este catálogo no ha sido publicado aún, actualmente se viene corrigiendo y verificando para una próxima publicación. En 1999, por medio del Programa de Implementación de Bibliotecas y Archivos, la Universidad de Harvard contribuyó en la compra de equipos destinados al buen manejo del Archivo.
Vemos pues que el Archivo Histórico y la Biblioteca Municipal han estado permanentemente vinculados. En la actualidad están bajo la competencia de la División de Bibliotecas y Archivo Histórico, entidad que a su vez atañe a la Dirección Municipal de Educación y Cultura de Lima (DMEC).
En cuanto a la forma de clasificación, hemos creído conveniente guiarnos por criterios orgánico funcionales para cada uno de los fondos. Para lo cual hemos consultado diversas fuentes, fundamentalmente la legislación; cotejando este trabajo con la documentación existente en el AHML. Por otro lado, hemos tratado de ceñirnos a las normas internacionales de descripción, siguiendo los planteamientos básicos de la Norma ISAD (G) .
Fuente: Guía del Archivo Histórico de la Municipalidad Metropolitana de Lima ¡Construyendo la memoria histórica de Lima! MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA. DIRECCIÓN MUNICIPAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA. División de Bibliotecas y Archivo Histórico. Lima 2005
